Records Management System (Effektivwert)

Definition - Was bedeutet Records Management System (RMS)?

Das Records Management System (RMS) ist die Verwaltung von Datensätzen für eine Organisation während des gesamten Lebenszyklus von Datensätzen.

Die Aktivitäten in diesem Management umfassen die systematische und effiziente Kontrolle der Erstellung, Pflege und Zerstörung der Aufzeichnungen sowie der damit verbundenen Geschäftsvorfälle. Das Datensatzmanagement wird als Schlüsselkomponente für die betriebliche Effizienz angesehen und erhöht den Wert der Informationsressourcen des Unternehmens.

Technische.me erklärt Records Management System (RMS)

Das Records Management ist Teil der umfassenderen Aktivitäten eines Unternehmens und mit Governance-, Risiko- und Compliance-Richtlinien verbunden.

Aktivitäten im Bereich Records Management sind:

  • Identifizieren der Informationen, die erfasst werden müssen.
  • Informationsplanung für die Organisation.
  • Durchsetzung von Richtlinien und Praktiken in Bezug auf die Erstellung, Pflege und Entsorgung von Aufzeichnungen
  • Erstellung eines Datensatzspeicherplans.
  • Klassifizierung, Identifizierung und Speicherung der Aufzeichnungen.
  • Koordination der Bereitstellung des internen und externen Zugriffs auf die Aufzeichnungen unter Berücksichtigung des Datenschutzes sowie der Vertraulichkeit von Unternehmen und Daten.

Die Vorteile der Aktenverwaltung sind:

  • Beseitigung redundanter Daten.
  • Steigerung der Produktivität und Rechenschaftspflicht in der Organisation.
  • Reduzierung der Forschung für die richtigen Informationen. Ressourcen werden durch zeitaufwändige Recherchen zum Abrufen von Daten gespart.
  • Kostengünstige Speicherung von Datensätzen aufgrund fehlender redundanter Datensätze. Betriebskosten werden reduziert.
  • Die Erstellung von Aufzeichnungen unterliegt den in der Organisation geltenden Standards und Vorschriften. Somit wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sichergestellt.
  • Die Datensatzverwaltung hilft bei der Steuerung der Erstellung und des Wachstums von Datensätzen.
  • Die Verwaltung von Aufzeichnungen ermöglicht die Einführung neuer Technologien für die Aufzeichnung.
  • Prozessrisiken werden durch die Verwaltung von Aufzeichnungen minimiert.
  • Wichtige Informationen können mithilfe der Datensatzverwaltung gut geschützt und sicher sein.
  • Durch den einfachen und besseren Zugriff auf relevante Aufzeichnungen wird eine bessere Unternehmensführung und Unternehmensentscheidung unterstützt.

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