Papierloses Büro

Definition - Was bedeutet papierloses Büro?

Ein papierloses Büro ist ein Konzept, bei dem der Papierverbrauch in einer Büroumgebung stark reduziert oder vollständig eliminiert wird.

Dies wird erreicht, indem Dokumente in digitale Form umgewandelt werden. Laut den Befürwortern ist ein papierloses Büro nicht nur umweltfreundlich, sondern trägt auch zur Steigerung der Produktivität und Effizienz eines Büros bei, spart Geld und erleichtert die Arbeitsprozesse, da digitale Dokumente problemlos zwischen Benutzern ausgetauscht werden können.

Technische.me erklärt Paperless Office

Vorteile des papierlosen Büros:

  • Dokumente können mit papierlosem Büro problemlos gefunden und abgerufen werden. Dies kann während des Arbeitstages erheblich Zeit sparen.
  • Das gleiche Dokument kann gleichzeitig dupliziert, gefaxt, bearbeitet oder kombiniert werden.
  • Das papierlose Büro hilft mehreren Benutzern, einfacher und bequemer gleichzeitig auf dasselbe Dokument zuzugreifen.
  • In Bezug auf Speicherplatz und Platzbedarf bietet das papierlose Büro einen größeren und effizienteren Speicherplatz. Große Mengen von Dokumenten können auf einem einzigen Computer gespeichert werden. Sperrige Aktenschränke können entfallen.
  • Ein Dokument kann abgerufen werden, ohne dass es physisch von einem Ort im Büro zu einem anderen verschoben werden muss.
  • Insbesondere bei Mitarbeitern, die an verschiedenen Standorten arbeiten, sind größere Kommunikationsfähigkeiten erforderlich.

Nachteile des papierlosen Büros:

  • Das Lesen eines langen Dokuments ist auf einem Computerbildschirm schwierig. Es ist einfacher, ein langes Dokument auf Papier zu lesen, und viele Menschen bevorzugen es im Allgemeinen, auf Papier zu lesen.
  • Sicherheitsmaßnahmen müssen in einem papierlosen Büro verstärkt werden. Die Benutzerzugriffskontrolle muss überwacht werden.
  • Die rechtlichen Auswirkungen der digitalen Arbeitsverarbeitung sind betroffen.
  • Das Konvertieren vorhandener Dokumente in digitale Form nimmt Zeit in Anspruch und ist manchmal mit hohen Kosten verbunden.
  • Ein kontinuierliches Upgrade von Hardware und Software kann unerlässlich sein.
  • Computerviren, Stromausfälle, Netzwerkabstürze und dergleichen können ein ganzes Unternehmen effektiv zum Erliegen bringen, wenn es sich ausschließlich auf digitale Informationen stützt.