Elektronisches Dokumentenmanagementsystem (edms)

Definition - Was bedeutet das elektronische Dokumentenmanagementsystem (EDMS)?

Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ist ein Softwaresystem zum Organisieren und Speichern verschiedener Arten von Dokumenten. Diese Art von System ist eine speziellere Art von Dokumentenverwaltungssystem, eine allgemeinere Art von Speichersystem, mit dem Benutzer Papier oder digitale Dokumente organisieren und speichern können. EDMS bezieht sich insbesondere auf ein Softwaresystem, das digitale Dokumente anstelle von Papierdokumenten verarbeitet. In einigen Fällen können diese Systeme jedoch auch digital gescannte Versionen von Originaldokumenten verarbeiten.

Eine elektronische Dokumentenverwaltung bietet die Möglichkeit, eine große Menge digitaler Dokumente zentral zu speichern. Viele dieser Systeme enthalten auch Funktionen zum effizienten Abrufen von Dokumenten.

Technische.me erklärt das Electronic Document Management System (EDMS)

Einige Experten weisen darauf hin, dass das elektronische Dokumentenmanagementsystem viel mit einem Content Management System (CMS) gemeinsam hat. Ein wesentlicher Unterschied besteht jedoch darin, dass die meisten CMS-Systeme die Verarbeitung einer Vielzahl von Webinhalten von einer zentralen Site aus umfassen, während ein Dokumentenverwaltungssystem häufig hauptsächlich zur Archivierung verwendet wird.

Um eine gute Klassifizierung für digitale Dokumente zu ermöglichen, verlassen sich viele elektronische Dokumentenverwaltungssysteme auf einen detaillierten Prozess zur Dokumentenspeicherung, einschließlich bestimmter Elemente, die als Metadaten bezeichnet werden. Die Metadaten rund um ein Dokument bieten einfachen Zugriff auf wichtige Details, mit denen diejenigen, die Archive durchsuchen, nach Chronologie, Thema, Schlüsselwörtern oder anderen assoziativen Strategien finden können, was sie benötigen. In vielen Fällen ist die spezifische Dokumentation der ursprünglichen Speicherprotokolle ein wesentlicher Bestandteil dessen, was ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem für ein Unternehmen oder eine Organisation so wertvoll macht.