E-Mail-Aufbewahrung

Definition - Was bedeutet E-Mail-Aufbewahrung?

E-Mail-Aufbewahrung ist die Aufbewahrung von Instant Messaging-Datensätzen und E-Mails in einer Organisation basierend auf den Richtlinien der betreffenden Organisation. Die E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie wird in Übereinstimmung mit Industrie-, Regierungs- oder Geschäftsrichtlinien erstellt. Die Aufbewahrung von E-Mails und die diesbezüglichen Richtlinien sind in einer Organisation für rechtliche Belange, Vorschriften und für das Wissensmanagement erforderlich.

Technische.me erklärt die Aufbewahrung von E-Mails

Die Aufbewahrung von E-Mails unterscheidet sich von der E-Mail-Archivierung. Während die Archivierung es Geschäftsbenutzern ermöglicht, E-Mails und Sofortnachrichten auf unbestimmte Zeit aufzubewahren, bestimmt die Aufbewahrung von E-Mails, wie lange eine E-Mail oder ein Sofortnachrichtendatensatz aufbewahrt werden soll, bevor sie automatisch gelöscht wird. Eine längere E-Mail-Aufbewahrung erhöht das Sicherheitsrisiko, dass ein nicht autorisierter Benutzer Zugriff auf Unternehmensgeheimnisse oder vertrauliches Material erhält. Eine kürzere Aufbewahrung von E-Mails würde zur Beseitigung dieser Probleme beitragen und ist einfacher und kostengünstiger zu implementieren. Dies würde jedoch die Führungskräfte und langjährigen Mitarbeiter kosten, die möglicherweise alte E-Mail- und Nachrichtendatensätze benötigen, um sich an frühere Organisations- oder Abteilungsentscheidungen zu erinnern oder diese zu bewerten. Es ist daher wichtig, eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie zu haben, die für das Unternehmen einheitlich und konsistent ist und den besten Aufbewahrungszeitraum bietet. Die beste Vorgehensweise besteht darin, die Richtlinien und Löschkriterien für die E-Mail-Aufbewahrung basierend auf der Kategorie des E-Mail-Inhalts sowie die Flexibilität festzulegen, um Rechtsstreitigkeiten rechtzeitig und kostengünstig zu berücksichtigen.

Richtlinien zur Aufbewahrung von E-Mails helfen einem Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Erstens wird sichergestellt, dass alle gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden, und die Kosten für Verstöße und das Risiko von Sanktionen werden gesenkt. Zweitens wird die Leistung der IT verbessert, ohne die damit verbundenen Kosten zu erhöhen. Drittens hilft es beim Wissensmanagement, indem es den Benutzern Informationen zur Verfügung stellt, um die Innovation, Verbesserung und Produktivität des Unternehmens zu steigern.