Dokumenten-Management

Definition - Was bedeutet Dokumentenmanagement?

Bei der Dokumentenverwaltung werden Daten gespeichert, gefunden, aktualisiert und gemeinsam genutzt, um den Workflow voranzutreiben und die Geschäftsergebnisse zu verbessern. Durch die zentrale Freigabe und Datenspeicherung auf bestimmten Servern können Unternehmen effizient und effektiv auf Informationen zugreifen und geschützte Daten sichern. Programme und Server werden bei der Dokumentenverwaltung verwendet. Wichtige Metadaten sind zentralisiert und nicht dezentralisiert oder schwer zu lokalisieren.

Technische.me erklärt das Dokumentenmanagement

Durch das Enthalten von Daten auf einem freigegebenen Server und in freigegebenen Dateien können nur autorisierte Benutzer Daten bearbeiten und zu bereits vorhandenen Daten hinzufügen. Außerdem wird sichergestellt, dass Downloads nur von autorisierten Personen durchgeführt werden. Daten können verschlüsselt werden, um ihre Sicherheit weiter zu gewährleisten.

Server, die zum Verwalten von Dokumenten vorgesehen sind, können auch integrierte Workflow-Anwendungen enthalten, um die Aufgabenverwaltung zu maximieren und den gesamten organisatorischen Workflow zu unterstützen. Die automatische Verfolgung menschlicher Aufgaben erfolgt während des Dokumentenverwaltungsprozesses. Benutzerdefinierte Workflow-Funktionen können zusammen mit allgemeinen Vorlagenverwendungen erstellt werden, sodass keine wiederholte Dokumenterstellung erforderlich ist.