Aufgabenverwaltung

Definition - Was bedeutet Aufgabenverwaltung?

Aufgabenverwaltung ist eine Aktivität, bei der eine Person oder ein Teamleiter eine Aufgabe während ihres gesamten Lebenszyklus verfolgt und Entscheidungen auf der Grundlage des Fortschritts trifft. Die Aufgabenverwaltung erfolgt mithilfe von Softwaretools, mit denen Aufgaben mithilfe von Funktionen wie Aufgabenerstellung, Planung und Zuweisung, Nachverfolgung und Berichterstellung effektiv organisiert und verwaltet werden können.

Die erstellten Berichte unterstützen das Management bei der Analyse der Gesamteffizienz einer Person, Abteilung oder Organisation.

Technische.me erklärt die Aufgabenverwaltung

Aufgabenverwaltungstools werden verwendet, um persönliche, Gruppen- oder gemeinsame Aufgaben zu verfolgen. Die Tools können kostenlose oder Premium-Softwareanwendungen sein und entweder im Standalone-, LAN-basierten oder Web-basierten Modus ausgeführt werden. Die Größe und Funktionen der Tools hängen von den Anforderungen der Aufgabe ab und davon, ob sie für ein einzelnes, kleines oder mittleres Unternehmen oder für die Aktivitäten eines Unternehmensaufgabenmanagements verwendet werden. Typische Merkmale sind:

  • Erstellung, Zuweisung und Neuzuweisung von Aufgaben und Unteraufgaben, Priorisierung, Aufgabenteilung usw.
  • Benachrichtigung und Berichterstellung
  • Terminkalender
  • Sicherheit und Zugangskontrolle
  • Mobile Fähigkeit, Integration mit anderen Systemen und Chat-Systemen
  • Sortierung

Der Teamleiter ist dafür verantwortlich, eine Aufgabe zu erstellen, zuzuweisen, zu priorisieren und zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig abgeschlossen wird. Bei der Verwaltung einer einer Gruppe zugewiesenen Aufgabe bieten einige Tools eine Echtzeitansicht und einfachen Zugriff auf alle zugehörigen Inhalte und Diskussionen. Mit Verwaltungsfunktionen können Administratoren Prioritäten ändern, Aufgaben neu zuweisen, mehr Zeit oder Personen hinzufügen, um die Aufgaben zu erledigen und Aufgaben zu genehmigen, wenn sie fertig sind.

Mit einem zentralen Aufgabenverwaltungspunkt ist es möglich, ein Team anhand seiner Aktivitäten zu verfolgen und zu identifizieren, die Zeit zu bestimmen, die eine Aufgabe benötigt, und die Effizienz des Teams zu bestimmen. Mit den meisten Tools können Benutzer eine Aufgabe visuell verwalten und den Verlauf abgeschlossener, ausstehender, überfälliger und laufender Aufgaben anzeigen. Die von den Tools generierten Berichte können Details wie Startdatum, Frist, überfälliges Datum, Aufgabenbudget, Hauptaufgaben, Unteraufgaben und Zeitzuweisung enthalten.

Das Aufgabenmanagement ist daher ein wichtiger Prozess, mit dem Vorgesetzte die Zeit überwachen können, die Mitarbeiter für eine Aufgabe aufwenden, die laufenden und abgeschlossenen Aufgaben sowie die Arbeitsbelastung und Leistung eines Mitarbeiters. Diese Informationen können verwendet werden, um die Arbeitsbelastung auszugleichen, Engpässe vorherzusagen und Verzögerungen und Terminüberschreitungen vorzubeugen.